El documento electrónico en la Administración Pública

José Mª Prieto Sánchez, Licenciado en Derecho.

Las nuevas tecnologías de las telecomunicaciones y de transmisión de datos por vía electrónica han venido siendo utilizado principalmente por las empresas para el traslado de información, con el rápido crecimiento de las ?autopistas de la información? se han generado las infraestructuras necesarias para generalizar esta vía de comunicación tanto en las relaciones comerciales como con las Administraciones Públicas.

Para consolidar este objetivo es necesario fortalecer la seguridad de esas comunicaciones tanto desde el punto de vista técnico como jurídico, ese es el objeto del Real Decreto-Ley 14/1999, de 17 de septiembre, en cuyo marco jurídico la firma digital cumple, en relación con los documentos electrónicos, las dos principales características que se atribuyen a las firmas manuscritas, la imputación a una persona determinada, permitiendo la identificación de su autor, y la garantía de la integridad, garantizándose que el documento no se manipule después de su firma electrónica , además de garantizarse su confidencialidad al transmitirse por la red de forma encriptada o codificada, impidiendo su conocimiento por terceros en el caso de ser interceptado.

El citado Real Decreto-Ley se fundamenta en un proyecto de Directiva del parlamento Europeo y del Consejo sobre firma electrónica, que recibió informe favorable del Consejo de Ministro de Telecomunicaciones de la unión Europea en fecha 22 de abril de 1999, posicionandose España entre los países europeos más vanguardistas en este tipo de legislación.

Esta norma persigue establecer una regulación clara del uso y eficacia jurídica de la firma electrónica y prevé el régimen aplicable a los prestadores de servicios de certificación. Igualmente crea el Registro en el que habrán de inscribirse estos prestadores de servicios, regula la expedición y perdida de vigencia de los certificados, el régimen de su inspección administrativa y tipifica las infracciones y sanciones que se establecen para garantizar su cumplimiento.

El artículo 3 del Real Decreto-ley establece un principio de equivalencia del valor jurídico entre la firma electrónica y la firma manuscrita, siempre que se cumplan unos requisitos establecidos en dicha norma, como son haber sido producida por un dispositivo seguro de creación de firma, que este certificado, que se acompañe certificación de empresa prestadora de servicios de certificación acreditada.

Cumpliéndose todos estos requisitos, la firma electrónica tiene , por vía de presunción legal, el mismo valor jurídico, en relación con los documentos electrónicos, que la firma manuscrita, respecto de los documentos en papel, garantizándose, además, la autenticidad de la autora del documento y la integridad o no alteración del mismo.

La firma electrónica es aquel conjunto de datos codificados que se asocian a un documento electrónico permitiéndose identificar a su autor, asi detectar cualquier alteración del contenido del documento.

Tanto el Real Decreto-Ley como el proyecto de Directiva excluyen expresamente al documento firmado electrónicamente como documento público , la firma electrónica no sustituye ni modifica las funciones de los fedatarios públicos, éste ha de verificar no solo la identidad de los contratantes, sino también enjuiciar su capacidad de obrar para realizar el acto o contraer la obligación de que se trate, Además de tener en cuenta el art. 1216 del Código Civil en relación con sus concordantes de la LEC, que restringe la condición de documento público a ? los autorizados por un notario o empleado público competente, con las solemnidades requeridas por la Ley?.

Ahora bien, lo anterior no excluye que cumplido este requisito de autorización por Notario o empleado público , los documentos electrónicos no puedan ser considerados como documentos públicos.

Así resulta expresamente reconocido en relación con los documentos administrativos por el artículo 45-5 de la ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones publicas y del Procedimiento Administrativo Común, que, en concordancia con el articulo 46-4 de la misma, atribuye a la consideración de documento público administrativo a los documentos validamente emitidos por los órganos de las Administraciones Públicas. Igual reconocimiento se contiene respecto de los documentos judiciales en el artículo 230 de la Ley Orgánica del Poder Judicial 6/85 de 1 de julio, que establece que podrán utilizarse en el proceso cualesquiera medios técnicos de documentación y reproducción, siempre que ofrezcan las debidas garantías de autenticidad, garantías que son cumplidas con la firma electrónica.

Por tanto pueden ser firmados electrónicamente cualquier tipo de documentos que no estén sujetos a exigencias de formas determinadas , como solicitudes, certificados, licitaciones publicas, declaraciones tributarias etc.

El Real Decreto-Ley crea la figura de los Prestadores de Servicios de Certificación, que pueden ser empresas públicas o privadas, personas físicas o jurídicas que, en régimen de libre competencia, prestan el servicio de certificación de firma electrónica, es decir, certifican que el que firma un documento electrónico utiliza realmente las claves es quien dice ser, y que ellos le han proporcionado, previamente esta persona se ha dirigido a estos prestadores, se ha identificado y han solicitado las claves que lo identifiquen en el documento electrónico. (se trata de un especie de DNI electrónico).

La entidad de Certificación en las relaciones que se produzcan entre los órganos de la Administración General del Estado o entre las personas físicas y jurídicas con la Administración General del Estado y organismos públicos vinculados o dependientes de ella será la Fabrica nacional de Moneda y Timbre, según la Ley 30/97. Así como para los órganos jurisdiccionales entre si o para las partes y demás intervinientes en el proceso, tal y como dispone la Ley 55/99.

El certificado que entregan los Prestadores de Servicios ,junto con las claves, tiene una validez máxima de cuatro años, aunque antes de la expiración de este plazo se puede revocar por perdida, inutilización, uso indebido, fallecimiento de su titular o en caso de cese de la actividad por el Prestador.

Para el caso de incumplimiento de sus obligaciones, los Prestadores de Servicios de Certificación, además del régimen de sanciones que establece el citado Real Decreto-Ley, responden civilmente por los daños y perjuicios que causen a sus usuarios o a los terceros que contraten con ellos cuando actúen con negligencia.

Todos los datos de los Prestadores de Servicios de Certificación establecidos en España figurarán en el Registro de Prestadores que se crea bajo la dependencia del Ministerio de Justicia, que será de acceso público y proporcionara información permanentemente actualizada de todos los datos relevantes de los mismos, pero no serán públicos los datos personales de los usuarios de estos servicios, estos datos están protegidos por la Ley Orgánica de Protección de datos de carácter personal 15/99 de 13 de diciembre.

También se puede utilizar un seudónimo en el certificado de firma electrónica, de forma que la identidad real no sea conocida por el destinatario de los mensajes. Pero en este caso el Prestador de Servicios de Certificación está obligado a revelar la identidad real cuando lo soliciten los órganos judiciales.

Por tanto, con la firma electrónica se consigue que un documento electrónico tenga los dos elementos básicos de seguridad que proporciona el documento de papel, integridad del documento y autenticidad.

La Administración tiene regulación suficiente como para que el documento electrónico sustituya al documento de papel, tanto desde el punto de vista de la tramitación de los expedientes, como desde su utilización como medio de comunicación entre administraciones entre si o en su relación con el ciudadano.

La citada ley 30/92 de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común regula un marco general para la utilización del documento electrónico, recoge un mandato constitucional recogido en el art. 18-4 que establece que ? La ley limitará el uso de la informática para garantizar el honor y la intimidad personal y familiar de los ciudadanos y el pleno ejercicio de sus derechos? , y que en relación con el articulo 14 que se garantiza que la implantación de estos medios técnicos no pueda implicar la creación de desigualdades entre los ciudadanos, debiendo de poder acceder en condiciones de igualdad y sin restricción a los servicios públicos.

El articulo 45 de la Ley de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrivo Común establece:

?Incorporación de medios técnicos.

1. Las Administraciones Públicas impulsarán el empleo y aplicación de las técnicas y medios electrónicos, informáticos y telemáticos, para el desarrollo de su actividad y el ejercicio de sus competencias, con las limitaciones que a la utilización de estos medios establecen la Constitución y las leyes.

2. Cuando sea compatible con los medios técnicos de que dispongan las Administraciones Públicas, los ciudadanos podrán relacionarse con ellas para ejercer sus derechos a través de técnicas y medios electrónicos, informáticos o telemáticos con respecto de las garantías y requisitos previstos en cada procedimiento.

3. Los procedimientos que se tramiten y terminen en soporte informático garantizarán la identificación y el ejercicio de la competencia por el órgano que la ejerce.

4. Los programas y aplicaciones electrónicos, informáticos y telemáticos que vayan a ser utilizados por las Administraciones Públicas para el ejercicio de sus potestades, habrán de ser previamente aprobados por el órgano competente, quien deberá difundir públicamente sus características.

5. Los documentos emitidos, cualquiera que sea su soporte, por medios electrónicos, informáticos o telemáticos por las Administraciones Públicas, o los que éstas emitan como copias de originales almacenados por estos mismos medios, gozarán de la validez y eficacia de documento original siempre que quede garantizada su autenticidad, integridad y conservación y, en su caso, la recepción por el interesado, así como el cumplimiento de las garantías y requisitos exigidos por ésta u otras leyes.?

Como vemos estamos en condiciones técnicas y legislativas como para que cualquier ciudadano o profesional que quiera comunicarse con las Administraciones pueda dirigirse a la Fabrica Nacional de Moneda y Timbre y tras identificarse solicitar las claves que le permitan firmar electrónicamente, este organismo le generará dos claves, una privada y otra publica, la clave privada es la que se utiliza para firmar el documento, que físicamente es una especie de código de barras que figurará al final del documento electrónico y que en definitiva es el propio documento codificado, esta clave privada es secreta y única para cada solicitante, la clave publica debe de ser facilitada al destinatario del documento electrónico, normalmente se mencionará en el propio documento, a fin de que pueda descodificar la firma electrónica, una vez firmado el documento electrónico se acompañará el certificado expedido por el Prestador de Servicios de Certificación, como hemos dicho la Fabrica Nacional de Moneda y Timbre, que certifica que la clave publica que aparece es de quien dice ser, por tanto sólo el remitente del documento ha podido cifrar (firmar) el documento que va ha poder ser descifrado con la clave publica, ya que ambas claves están asociadas y la clave publica sólo podrá descifrar aquello que ha cifrado la clave privada, una vez descifrada la firma electrónica comprobaremos que coincide el documento remitido con el descifrado y que no ha sido manipulado mientras se encontraba en el medio de transmisión, que puede ser tanto las redes de Internet como un soporte físico.

Por tanto tenemos garantizado que quien firma el documento electrónico es quien dice ser, autenticidad, y que el documento no ha sido manipulado después de ser firmado, integridad, los dos requisitos de seguridad que proporciona el documento de papel.

Durante la década de lo noventa se han generado las condiciones necesarias para que se pueda generalizar el uso de intercambio, y almacenamiento de datos de forma electrónica, durante la siguiente decada podremos ser testigos de la desaparición del papel como medio de soporte de información.