El tratamiento automático de la información relativa a los partes de baja, alta y confirmación de los trabajadores.

Rubén Doctor Sánchez – Migallón. Abogado Dpto. Laboral. Marimón Abogados.

I. PLANTEAMIENTO DE LA CUESTIÓN.

Son numerosas las ocasiones en las que el empresario ha de acceder y tratar datos relativos a la salud de sus trabajadores.

En concreto, la cuestión a dilucidar en el presente trabajo es la de si el tratamiento de los partes médicos de alta, baja y/o confirmación de una situación de Incapacidad Temporal (IT) tan frecuentes en la relación laboral, puede colisionar con el derecho a la intimidad del trabajador y con la normativa relativa a la protección de datos.

II. ACCESO Y TRATAMIENTO DE LOS PARTES MÉDICOS.

A este respeto hay que indicar que lo que hemos denominado «tratamiento de los partes médicos» comprende dos actividades:

a) Acceso a los partes médicos de baja, alta y confirmación.

De acuerdo con la normativa contenida, básicamente, en los artículos 1 y 2 del Real Decreto 575/1997 (Modificado por Real Decreto 1117/1998), artículos 1 a 4 y 15 y Disposición Adicional 1ª de la Orden Ministerial de 19 de Junio de 1997 (Modificada por O. M de 18 de Septiembre de 1998), el trabajador está obligado:

– A presentar el parte de baja a la empresa en el plazo de 3 días desde su expedición, para lo cual se le hacen dos copias de dicho parte. A su vez, la empresa lo remite sellado y firmado a la entidad gestora (INSS) o Mutua en el plazo de 5 días desde su recepción, salvo que haya asumido el pago de la prestación económica de IT en régimen de colaboración voluntaria.

– A presentar, en su caso, los partes de confirmación a la empresa, con el mismo procedimiento que el de baja.

– A presentar el parte de alta dentro de las 24 horas siguientes a la empresa, que lo remitirá a la entidad gestora o mutua dentro de los 5 días siguientes.

Parece claro, por tanto, que el trabajador debe entregar dicha información relativa a su salud al empresario, no sólo para su comunicación a las correspondientes entidades, sino como cumplimiento del deber de buena fe que ha de presidir toda relación laboral y que, en caso de incumplimiento, podría suponer sanciones para el trabajador a tenor del Estatuto de los Trabajadores, así como permite al trabajador acceder a la prestación por Incapacidad Temporal, asistencia sanitaria y , en su caso, al complemento que algunos Convenios Colectivos configuran en estos casos…

Y también parece claro que esta obligación no choca con la normativa de Protección de Datos, atendidas el contenido, origen y finalidades de dichas comunicaciones y a que la obligación viene impuesta por la propia ley.

b) Tratamiento de los partes de baja, alta y confirmación.

Esta es la cuestión que puede suscitar mayor diversidad de opiniones en torno a si es necesario el consentimiento del trabajador para el tratamiento de este tipo de información, a tenor de lo dispuesto por el artículo 7.3 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de Diciembre sobre Protección de Datos de Carácter Personal y normativa concordante.

Pero, en mi opinión, y con las debidas salvedades, hemos de concluir diciendo que dicho tratamiento está permitido por nuestro ordenamiento sin necesidad del citado consentimiento.

Las razones que nos llevan a esta conclusión son varias:

– En primer lugar, y en relación con lo ya dicho, podríamos hablar de que existe un «deber mutuo»,ex lege, del trabajador a comunicar al empresario estos partes y de éste para con las entidades gestoras de recabar dicha información y comunicarla, lo que conlleva una clara labor de tratamiento de datos.

A mayor abundamiento, el artículo 23 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales, obliga al empresario a conservar la «relación de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales que hayan causado al trabajador una incapacidad temporal superior a un día de trabajo» lo que implica una clara habilitación (incluso obligación) para el tratamiento de este tipo de datos.

– La propia normativa laboral obliga al empresario a conservar y, por tanto, tratar este tipo de documentación.

Así, el Real Decreto Legislativo 5/2000 de 4 de Agosto por el que se aprueba el Texto Refundido de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social, en su artículo 21 sanciona al empresario que no «conserve, durante cinco años, la documentación o los registros o soportes informáticos en que se hayan transmitido los correspondientes datos que acrediten el cumplimiento de las obligaciones en materia de afiliación, altas, bajas o variaciones que, en su caso, se produjeran en relación con dichas materias, así como los documentos de cotización y los recibos justificativos del pago de salarios y del pago delegado de prestaciones…» (Plazo que ha sido reducido a 4 años por Ley 24/2001).

Dado que, como ya se ha dicho, los datos relativos a las situaciones de incapacidad temporal del trabajador va a afectar a toda esa información el empresario puede y debe recabar y conservar dicha información, sin necesidad de consentimiento expreso del trabajador afectado, tanto más porque el trabajador se va a ver favorecido por el buen uso de que esa información haga el empresario.

III. LA VISION DE LA JURISPRUDENCIA: LA SENTENCIA 202/1999 DEL TRIBUNAL CONSTITUCIONAL.

Por la estrecha relación que guarda con el tema, se hace interesante mencionar una Sentencia que afecta a estos supuestos.

No es otra que la Sentencia del Tribunal Constitucional núm. 202/1999 de 8 de Noviembre (RTC 1999/202).

En ella se enjuicia un supuesto en que una entidad de crédito posee un fichero automatizado donde figura una relación de partes de baja de sus trabajadores, donde se consigna las correspondientes fechas de baja y alta laboral, el motivo de la baja (enfermedad común o accidente laboral), los días durante los cuales se prolongó la misma y el diagnóstico médico.

El TC analiza si la creación y mantenimiento por la entidad crediticia del citado fichero se acomoda al artículo 18 de la CE o, por el contrario, lo vulnera.

En este supuesto, el TC estima que el mantenimiento de esta base de datos que llevaba por título «absentismo con baja médica» no se «dirige a la preservación de la salud de los trabajadores sino al control del absentismo laboral» y que » la realización de dichas actividades prescindiendo del consentimiento expreso del afectado ha de calificarse como una medida inadecuada y desproporcionada».

Una lectura apresurada de esta Resolución podría llevarnos a indicar que el tratamiento de estos datos sin el consentimiento de los afectados no es lícito.

Sin embargo, ello no es así, en la medida en que el fichero del que trataba el supuesto de hecho no buscaba otra finalidad que el control del absentismo, por lo que sí vulneraba, a criterio del Alto Tribunal, el derecho a la intimidad.

Asimismo, el TC termina estableciendo que «la estimación del recurso ha de llevar aparejada la supresión de los diagnósticos médicos consignados en la base de datos…» y su fallo establece lo siguiente:

«1º Declarar que la existencia de diagnósticos médicos en la base de datos absentismo con baja médica,…, vulnera el derecho del recurrente a la intimidad (art. 18.1 y 4 CE).

3º Restablecer al recurrente en el derecho vulnerado y, a tal fin, ordenar la inmediata supresión de las referencias existentes a los diagnósticos médicos contenidas en la citada base de datos».

Por tanto, en ningún momento obliga a eliminar los datos relativos a las fechas de baja, alta, motivo y duración, sino únicamente el dato del diagnóstico, por afectar al derecho a la intimidad y no encontrar justificación alguna.

IV. CONCLUSION.

En definitiva, y haciendo mención a uno de los principios que establece la Ley Orgánica 15/1999, siempre que haya una nítida conexión entre la información personal que se recaba y trata informáticamente y el legítimo objetivo para el que se solicita, no vemos motivo por el cual se deba solicitar el consentimiento expreso del trabajador.

Pero, por supuesto, habrán de cumplirse escrupulosamente con las medidas de seguridad y control contenidas en la mencionada normativa y, ante todo, no deberá sobrepasarse la finalidad legítima que debe presidir la comunicación y tratamiento de los partes médicos, para lo que habrá que estar a las circunstancias de cada caso concreto.