Cumplimiento del deber de informar a los trabajadores en materia de protección de datos de carácter personal

Autor: Eric Gracia. Abogado Derecho.com

Uno de los aspectos que todas las empresas deben tener en cuenta en materia de protección de datos de carácter personal, es el cumplimiento del deber de informar a sus trabajadores en los términos establecidos por el artículo 5 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal (en adelante, “LOPD”). A continuación se expone como cumplir con dicha obligación con las máximas garantías.

1.- Con carácter general, es necesario informar al trabajador, pero no obtener su consentimiento.

Efectivamente, todas las empresas recaban y tratan diversos datos personales de sus trabajadores como consecuencia de la existencia de una relación laboral entre ellos y para su correcto desenvolvimiento. Esta finalidad comprende la recogida y tratamiento de datos para la confección y registro del contrato de trabajo; la elaboración y pago de las nóminas; la aplicación de las retenciones del IRPF y, en definitiva, cualesquiera obligaciones que la empresa deba cumplir como consecuencia de la existencia de la relación laboral con el trabajador y la articulación de ésta, siempre y cuando los datos recabados sean adecuados, pertinentes y no excesivos en relación con el ámbito y las finalidades determinadas, explícitas y legítimas para las que se hayan recogido.

Deben incluirse aquí los tratamientos de datos llevados a cabo por la empresa en virtud de la potestad de control que le confiere el artículo 20.3 del Estatuto de los Trabajadores, tales como la instalación de cámaras de videovigilancia en el centro de trabajo (Informe 0006/2009 de la AEPD), la revisión de las cuentas de correo electrónico facilitadas por la empresa al trabajador (Informe 0582/2009 de la AEPD) o la colocación de un sistema de localización por GPS en la flota de vehículos de la empresa (Informe 193/2008 de la AEPD), sin perjuicio de los requisitos complementarios de información que puedan existir (como en el caso de la videovigilancia) y de las obligaciones que se tengan frente al Comité de Empresa en virtud de los artículos 64.1 y 64.5 del Estatuto de los Trabajadores.

En todos estos casos la empresa no necesita recabar el consentimiento del trabajador para poder recoger y tratar sus datos personales, ya que resulta de aplicación el artículo 6.2 de la LOPD:

“No será preciso el consentimiento cuando los datos de carácter personal […] se refieran a las partes de un contrato o precontrato de una relación negocial, laboral o administrativa y sean necesarios para su mantenimiento o cumplimiento […].”

Por tanto, sólo es necesario informar al trabajador de forma expresa, precisa e inequívoca sobre los aspectos que establece el artículo 5 de la LOPD, es decir:

a. De la existencia de un fichero o tratamiento de datos de carácter personal, de la finalidad de la recogida de éstos y de los destinatarios de la información.
b. Del carácter obligatorio o facultativo de su respuesta a las preguntas que les sean planteadas.
c. De las consecuencias de la obtención de los datos o de la negativa a suministrarlos.
d. De la posibilidad de ejercitar los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición.
e. De la identidad y dirección del responsable del tratamiento o, en su caso, de su representante.

2.- Formas de informar al trabajador.

El hecho de que no sea necesario obtener el consentimiento del trabajador, junto con la reciente anulación por el Tribunal Supremo del artículo 18 del Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal (en adelante, “RLOPD”), facilitan enormemente la tarea de informar. Así, la Agencia Española de Protección de Datos, en su Informe Jurídico 0325/2009, establece que sería válido cualquiera de los siguientes métodos:

– Incorporación al contrato de trabajo de una cláusula con el contenido del artículo 5 de la LOPD; o
– Entrega al trabajador de un documento específico, separado del contrato de trabajo, con el contenido del artículo 5 de la LOPD; o
– Inclusión del contenido del artículo 5 de la LOPD en alguna comunicación dirigida al trabajador como, por ejemplo, en el recibo de nómina; o
– Envío de una comunicación específica al trabajador con el contenido del artículo 5 de la LOPD, por correo certificado o incluso por correo electrónico; o
– Colocación en un tablón de anuncios del centro de trabajo, que sea seguro, accesible y visible con facilidad por el trabajador, de un cartel con el contenido del artículo 5 de la LOPD.

Es decir, existe libertad de forma a la hora de informar, pero conviene adoptar algún medio de prueba admitido en Derecho que la empresa pueda aportar en caso de ser necesario.

3.- Tratamientos de datos que sí necesitan el consentimiento del trabajador.

Si bien lo que se ha expuesto hasta ahora podría considerarse el supuesto general en el tratamiento de los datos del trabajador por parte de la empresa, existen determinados usos de dichos datos que no quedan amparados por lo dispuesto en el artículo 6.2 de la LOPD, es decir, que necesitan del previo consentimiento del trabajador para poder llevarse a cabo.

Algunos ejemplos de dichos usos son:

a) Publicación de los datos personales del trabajador en la página web de la empresa.
b) Felicitación o envío de regalos al trabajador con motivo de su cumpleaños, nacimiento de hijos, hospitalizaciones, etc.

Se entiende que dichos usos de los datos del trabajador no son estrictamente necesarios para la gestión, desarrollo y cumplimiento de la relación laboral, por lo que debe estarse a lo dispuesto en el artículo 15 del RLOPD:

“Si el responsable del tratamiento solicitase el consentimiento del afectado durante el proceso de formación de un contrato para finalidades que no guarden relación directa con el mantenimiento, desarrollo o control de la relación contractual, deberá permitir al afectado que manifieste expresamente su negativa al tratamiento o comunicación de datos.

En particular, se entenderá cumplido tal deber cuando se permita al afectado la marcación de una casilla claramente visible y que no se encuentre ya marcada en el documento que se le entregue para la celebración del contrato o se establezca un procedimiento equivalente que le permita manifestar su negativa al tratamiento.”

Por lo tanto, cuando en la información facilitada al trabajador se prevean tratamientos de sus datos que resulten excesivos para la mera gestión, desarrollo y cumplimiento de la relación laboral, deberá utilizarse algún sistema de información que permita al trabajador negarse libremente a dichos tratamientos, debiendo la empresa guardar prueba admisible en Derecho de su respuesta.

Para ello podrá utilizarse un documento donde dichas finalidades excesivas aparezcan claramente enumeradas y junto a las cuales exista una casilla que el trabajador pueda marcar para expresar su negativa al tratamiento. Otra alternativa para solicitar el consentimiento del trabajador podría ser el procedimiento descrito en el artículo 14 del RLOPD denominado “del consentimiento tácito”.