Autor: Eric Gracia. Abogado en Derecho.com
1. ¿Qué son?
El artículo 122 y siguientes del Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal (en adelante, “RLOPD”), regula las actuaciones previas que puede llevar a cabo la Agencia Española de Protección de Datos (en adelante, “AEPD”) para decidir si inicia o no un procedimiento sancionador contra alguien.
La AEPD puede decidir llevar a cabo unas actuaciones previas a iniciativa propia; porque se lo pida otro organismo público o, lo que resulta más normal, por la existencia de una denuncia.
Durante unas actuaciones previas los inspectores de la AEPD pueden solicitar la exhibición o el envío de los documentos y datos y examinarlos en el lugar en que se encuentren depositados, obtener copia de los mismos, inspeccionar los equipos físicos y lógicos, así como requerir la ejecución de tratamientos y programas o procedimientos de gestión y soporte del fichero o ficheros sujetos a investigación, accediendo a los lugares donde se hallen instalados. Así, es frecuente que la AEPD envíe un escrito solicitando al denunciado que aporte determinada información o documentos, constando como asunto “Solicitud de información”.
2. ¿Cómo hay que enfocar la contestación?
Dado que la AEPD lleva a cabo las actuaciones previas para decidir si concurren o no circunstancias por las que deba iniciar un procedimiento sancionador, conviene contestar de forma clara y precisa para intentar hacer ver a la AEPD que no hay motivos para iniciarlo. Por lo general, las respuestas deberán ser concisas y suficientes para dar respuesta a lo que se pregunta.
3. ¿Qué plazo hay para contestar?
El plazo máximo para contestar el requerimiento es de 10 días hábiles (tal y como debe figurar en el propio escrito).
4. ¿Cómo se computa?
Según establece el artículo 48.4 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común (en adelante, “Ley 30/1992”), dicho plazo empieza a contar a partir del día siguiente a aquel en que tenga lugar la notificación. Así, por ejemplo, si se ha recibido el escrito el día 23 de septiembre, el plazo para contestar no empezará a correr hasta el día 24 de septiembre (siempre que se recibe una comunicación de la Administración conviene que anotar en la misma el día en que se ha recibido).
Si bien el domingo y los días declarados festivos se consideran inhábiles a la hora de contabilizar dicho plazo de 10 días, no ocurre lo mismo con el sábado, que sí cuenta (art. 48.1Ley 30/1992). Así, siguiendo con el mismo ejemplo, si se ha recibido el escrito el día 23 de septiembre, el plazo para contestar finalizará el viernes día 4 de octubre.
5. ¿Se puede pedir una ampliación del plazo para contestar?
Sí, es posible con los requisitos establecidos en el artículo 49 de la Ley 30/1992. El interesado debe efectuar la solicitud de ampliación antes de que finalice el plazo inicial de 10 días ya otorgado por la AEPD, si bien ésta no está obligada a concederlo. En todo caso, el nuevo plazo no puede exceder de la mitad del ya otorgado, es decir, se podrán solicitar un máximo de 5 días adicionales.
6. ¿Qué respuesta puedo esperar de la AEPD?
Si el Director de la AEPD no ve indicios susceptibles de motivar la imputación de una infracción, dictará una resolución de archivo. En caso contrario, dictará un acuerdo de inicio de procedimiento sancionador. Tanto un caso como el otro se notificarán al investigado.
7. Pasa el tiempo y no recibo ninguna respuesta de la AEPD, ¿Qué puedo hacer?
Unas actuaciones previas no pueden prolongarse más allá de 12 meses desde la fecha en que la denuncia tuvo entrada en la AEPD o su director acordó iniciarlas. Si pasado ese tiempo el investigado no ha recibido ningún acuerdo de inicio de procedimiento sancionador, deberá entender que las actuaciones previas han caducado (art. 122.4 RLOPD).
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