Autor: Eric Gracia. Abogado en Derecho.com
Son cada vez más las empresas que optan por entregar los recibos de salarios a sus trabajadores mediante correo electrónico, o bien facilitándoles un usuario y contraseña para que ellos mismos accedan a una determinada plataforma online y descarguen los recibos. El uso de estas técnicas de entrega de los recibos de salarios conlleva algunas implicaciones legales que las empresas deben tener en cuenta y que a continuación exponemos.
1. Dependiendo de cómo se pague el salario, el correspondiente recibo justificativo podrá entregarse de una u otra forma:
La obligación de entregar al trabajador un recibo justificativo del pago de su salario (coloquialmente mal llamado “nómina”) se establece en el artículo 29 del Real Decreto Legislativo 1/1995, de 24 de marzo, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley del Estatuto de los Trabajadores, según el cual «la documentación del salario se realizará mediante la entrega al trabajador de un recibo individual y justificativo del pago del mismo. El recibo de salarios se ajustará al modelo que apruebe el Ministerio de Trabajo y Asuntos Sociales, salvo que por convenio colectivo o, en su defecto, por acuerdo entre la empresa y los representantes de los trabajadores, se establezca otro modelo que contenga con la debida claridad y separación las diferentes percepciones del trabajador, así como las deducciones que legalmente procedan.»
De esta forma, el modelo oficial de recibo de salarios viene determinado por la Orden de 27 de diciembre de 1994, por la que se aprueba el modelo de recibo individual de salarios, cuyo artículo 2 establece lo siguiente:
«1. El recibo de salarios será firmado por el trabajador al hacerle entrega del duplicado del mismo y abonarle, en moneda de curso legal o mediante cheque o talón bancario, las cantidades resultantes de la liquidación. La firma del recibo dará fe de la percepción por el trabajador de dichas cantidades, sin que suponga su conformidad con las mismas.
2. Cuando el abono se realice mediante transferencia bancaria, el empresario entregará al trabajador el duplicado del recibo sin recabar su firma, que se entenderá sustituida, a los efectos previstos en el apartado anterior, por el comprobante del abono expedido por la entidad bancaria.»
Por tanto, una empresa sólo podrá entregar vía correo electrónico los recibos de salarios a sus trabajadores cuando el pago de dichos salarios los efectúe mediante transferencia bancaria, ya que en este caso no es necesario obtener firma alguna.
Esto mismo resultará de aplicación al supuesto en que cada trabajador deba descargar su recibo de salarios de una plataforma online.
2. Cautelas en materia de protección de datos de carácter personal:
En primer lugar y en cumplimiento de lo establecido en el artículo 12 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal, la empresa deberá tener formalizado un contrato de tratamiento de datos por cuenta de tercero con cada proveedor externo que participe en la confección, almacenamiento y/o entrega de los recibos de salarios a los trabajadores (tales como gestorías; empresas propietarias de portales online para la descarga de los recibos; servicios de hosting; etc.).
Por otro lado, un recibo de salarios no tiene por qué contener datos personales especialmente protegidos referentes al trabajador, por lo que le resultarán de aplicación las medidas de seguridad correspondientes al nivel básico estipuladas en el Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal (en adelante, “Reglamento de Protección de Datos”).
En este sentido, si bien es cierto que un recibo de salarios puede contener datos referidos a la afiliación sindical o grado de minusvalía del trabajador, debe estarse a lo previsto en el artículo 81 del Reglamento de Protección de Datos, según el cual:
“5. En caso de ficheros o tratamientos de datos de ideología, afiliación sindical, religión, creencias, origen racial, salud o vida sexual bastará la implantación de las medidas de seguridad de nivel básico cuando:
a. Los datos se utilicen con la única finalidad de realizar una transferencia dineraria a las entidades de las que los afectados sean asociados o miembros.
b. Se trate de ficheros o tratamientos en los que de forma incidental o accesoria se contengan aquellos datos sin guardar relación con su finalidad.
6. También podrán implantarse las medidas de seguridad de nivel básico en los ficheros o tratamientos que contengan datos relativos a la salud, referentes exclusivamente al grado de discapacidad o la simple declaración de la condición de discapacidad o invalidez del afectado, con motivo del cumplimiento de deberes públicos.»
En resumen, si el recibo de salarios se envía por correo electrónico será recomendable utilizar un formato que requiera la introducción de una contraseña para poder abrir el archivo, minimizando así el riesgo de que terceras personas distintas al trabajador destinatario puedan llegar a visualizar sus datos.
Por otro lado, cuando se faciliten al trabajador las claves para acceder a un portal online desde el que descargar sus recibos de salarios, será necesario que la contraseña facilitada sea personal para dicho trabajador, así como que tenga establecido un periodo máximo de caducidad de un año.
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