Tratamiento de la huella digital de los trabajadores

Autor: Eric Gracia. Abogado Derecho.com

Cada vez son más las empresas que instalan en sus centros de trabajo sistemas de control de presencia basados en dispositivos para el registro y lectura de la huella digital de sus trabajadores. La adopción de esta sistemática, ciertamente eficaz, ha planteado diversas dudas relacionadas con el tratamiento que en virtud de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal debe darse a las huellas digitales de los empleados.

Para poder dar una respuesta satisfactoria a la cuestión planteada deben tenerse en cuenta, además de la citada norma, el Informe de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) titulado “Tratamiento de la huella digital de los trabajadores – Año 1999???, así como varias resoluciones emitidas por la propia AEPD como, por ejemplo, la relativa al Expediente Nº: E/00057/2005.

En primer lugar, conviene determinar la consideración que tiene la huella digital de una persona en relación con el ámbito de aplicación de la LOPD, es decir, ¿puede considerarse un dato personal? En este sentido, debe puntualizarse que la huella digital es un dato biométrico, debiendo entenderse como tal:

“aquellos aspectos físicos que, mediante un análisis técnico, permiten distinguir las singularidades que concurren respecto de dichos aspectos y que, resultando que es imposible la coincidencia de tales aspectos en dos individuos, una vez procesados, permiten servir para identificar al individuo en cuestión (tales como las huellas digitales, el iris del ojo, la voz, etc.)???
El artículo 3.a) de la LOPD define los datos de carácter personal como “cualquier información concerniente a personas físicas identificadas o identificables “. Por tanto, dado que el tratamiento de los datos biométricos permite identificar a personas físicas, éste deberá realizarse en plena sujeción a la LOPD.
Por este motivo, la Agencia Española de Protección de Datos entiende que los datos biométricos son datos de carácter personal que tienen limitada su función a la de identificar a un sujeto cuando la información se vincula con éste, por lo que el tratamiento de dichos datos es equiparable al que se aplicaría a un número de identificación personal, a una ficha que sólo pueda utilizar una persona o a la combinación de ambos.
Cuestión diferente es la de determinar si una empresa puede tratar dichos datos sin recabar el previo consentimiento de los afectados. Tal pregunta debe responderse afirmativamente ya que, en este caso, el citado tratamiento tendría su origen en la necesidad de asegurar el debido cumplimiento de las obligaciones derivadas de la relación laboral que vincula a los trabajadores con la empresa, siendo por tanto de aplicación el artículo 6.2 de la LOPD, en virtud del cual no será preciso recabar el consentimiento de los afectados cuando los datos “se refieran a las partes de un contrato o precontrato de una relación laboral o administrativa y sean necesarios para su mantenimiento o cumplimiento???.
Visto lo anterior, debe precisarse que si bien no es necesario recabar el consentimiento de los trabajadores para realizar el tratamiento de referencia, sí resulta legalmente exigible que la empresa cumpla con las obligaciones relativas a la creación y notificación del preceptivo fichero, así como con el deber de informar a los trabajadores en los términos contenidos en el artículo 5.1 de la LOPD.
La primera de estas medidas, es decir, la que hace referencia a la obligación de notificación del fichero con datos biométricos, puede salvarse modificando el fichero relativo a los datos personales de los trabajadores que toda empresa debería tener inscrito en el Registro General de Protección de Datos, añadiendo el nuevo dato de patrón biométrico y la finalidad de control horario. De no tener este fichero inscrito, deberá procederse a su creación teniendo en cuenta las especificidades descritas.
En cuanto a la obligación de informar a los trabajadores en los términos contenidos en el artículo 5.1 de la LOPD, bastará con que en el momento de recabar la huella digital de cada empleado, se le haga entrega de una octavilla con la siguiente información:

MODELO DE AVISO LEGAL
En virtud de lo dispuesto en la Ley 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, le informamos que el dato biométrico de su huella digital quedará incorporado y será tratado en un fichero titularidad de (empresa), con la única finalidad de mantener un correcto control horario y de asistencia de nuestros empleados.
Asimismo, le informamos de la posibilidad de ejercer, en cualquier momento, los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición de sus datos de carácter personal mediante escrito dirigido a (dirección a efectos de que los afectados puedan ejercer sus derechos).

Finalmente, debe tenerse en cuenta que es indispensable que la empresa pueda acreditar en todo momento que ha informado a sus trabajadores, por lo que es recomendable que éstos devuelvan firmada dicha octavilla una vez leída. También puede insertarse el aviso legal antes presentado a modo de cláusula del contrato de trabajo para las nuevas contrataciones de la empresa.