Resolución de 2 de abril de 2025, de la Dirección General de Patrimonio Cultural y Bellas Artes, por la que se publica el Convenio con la Asociación Civil «Archivo de Indias Veracruz-Sevilla; las dos orillas», para la descripción, reproducción y difusión de documentos que se conservan en los Archivos, Centros y Servicios adscritos a la Subdirección General de Archivos Estatales.

El Ministerio de Cultura y la Asociación Civil «Archivo de Indias Veracruz-Sevilla; las dos orillas», han suscrito un convenio para la digitalización de documentos que se conservan en los Archivos, Centros y Servicios dependientes de la Dirección General de Patrimonio Cultural y Bellas Artes, a través de la Subdirección General de los Archivos Estatales, por lo que conforme a lo previsto en el artículo 48.8 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, una vez inscrito en el Registro Electrónico estatal de Órganos e Instrumentos de Cooperación del sector público estatal, procede la publicación en el «Boletín Oficial del Estado» de dicho convenio, que figura como anexo a esta resolución.

Madrid, 2 de abril de 2025.–La Directora General de Patrimonio Cultural y Bellas Artes, María Ángeles Albert de León.

ANEXO

Convenio entre el Ministerio de Cultura y la Asociación Civil «Archivo de Indias Veracruz-Sevilla; las dos orillas» para la descripción, reproducción y difusión de documentos que se conservan en los Archivos, Centros y Servicios adscritos a la Subdirección General de Archivos Estatales

En Veracruz y Madrid, a 19 de marzo de 2025.

REUNIDOS

De una parte, doña María Ángeles Albert de León, Directora General de Patrimonio Cultural y Bellas Artes, en virtud del Real Decreto 1150/2024, de 11 de noviembre, en el ejercicio de sus competencias, conforme se establece en el Real Decreto 323/2024, de 26 de marzo, por el que se desarrolla la estructura orgánica básica del Ministerio de Cultura, y se modifica el Real Decreto 1009/2023, de 5 de diciembre, por el que se establece la estructura orgánica básica de los departamentos ministeriales, y por la Orden CLT/503/2024, de 27 de mayo, sobre fijación de límites para la administración de créditos para gastos y de delegación de competencias.

Y de otra parte, don Fernando Ramírez Roca en nombre y representación de la Asociación Civil «Archivo de Indias Veracruz-Sevilla; las dos orillas», con número de identificación fiscal (RFC/Registro Federal de Contribuyentes) AIV180621AH3 y con domicilio social en el Boulevard Manuel Ávila Camacho, 1199, Veracruz (91900 VER) Estados Unidos de México y, a los efectos del presente convenio, en Madrid (28290 Las Rozas) calle Perú, núm. 6, edif. Twin Golf A Bajo, oficinas 1 y 2 (Iuris Corporate). Su constitución tuvo lugar mediante el otorgamiento de la escritura número cincuenta mil ciento cuarenta y siete, del libro novecientos cuarenta y nueve, de fecha veintiuno de junio del año dos mil dieciocho, otorgada ante la fe del Licenciado Juan de Dios Zamora Hernández Jáuregui, entonces titular de la notaría número cuatro de Decimoséptima Demarcación Notarial con residencia en la ciudad de Veracruz, cuyo primer testimonio quedó inscrito en el Registro Público de la Propiedad de Veracruz, bajo el número doscientos veinticuatro, fojas una a trece, volumen doce, sección quinta, de fecha seis de julio del año dos mil dieciocho.

Comparece en calidad de apoderado actuando en virtud de poder general, para ejercitar ante toda clase de actos ante autoridades administrativas nacionales, estatales y locales, así como de cualquier tipo de autoridades en España, otorgado en el municipio de Úrsulo Galván, Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave, Estados Unidos Mexicanos, el veinticuatro de noviembre del dos mil veintitrés ante el Notario don Pablo Zamora Diez, Titular de la Notaría número Cuarenta y Ocho, de la Decimoséptima Demarcación Notarial por don Francisco Samuel Arias González, que comparece como representante de Archivo de Indias Veracruz-Sevilla; las dos orillas, Asociación Civil. El poder general citado hace remisión expresa al artículo dos mil cuatrocientos ochenta y siete del Código Civil para el Estado de Veracruz que señala el alcance de este y, consecuentemente, la suficiencia para el presente acto.

Ambas partes, actuando en el ejercicio de las competencias que tienen atribuidas y reconociéndose mutua capacidad legal para intervenir en este acto

EXPONEN

I. Que corresponde a las Administraciones Públicas españolas, dentro de sus respectivos ámbitos competenciales, promover el enriquecimiento, conservación y difusión del Patrimonio Bibliográfico y Documental español, sin perjuicio de la colaboración de otras entidades públicas o personas físicas y jurídicas privadas poseedoras de dicho patrimonio o con fines de investigación y promoción cultural.

II. De la Legislación sobre Patrimonio Histórico Español y Patrimonio de las Administraciones Publicas y, en su caso, Propiedad Intelectual se infiere la exigencia de formalizar convenios de reproducción en desarrollo de la función pública de difusión, conservación y defensa de la integridad del Patrimonio Bibliográfico y Documental español para una adecuada difusión de la procedencia de los fondos originales o de los centros que los custodian y para, en su caso, la salvaguarda de los derechos de propiedad intelectual, sin perjuicio del destino o función cultural de dicho Patrimonio.

III. Los Archivos, Centros y Servicios dependientes de la Dirección General de Patrimonio Cultural y Bellas Artes, a través de la Subdirección General de los Archivos Estatales, según el Real Decreto 1708/2011, tienen las funciones de aplicar programas de reproducción de documentos en soportes alternativos para garantizar la conservación de los documentos originales y fomentar su difusión, así como impulsar programas de difusión y gestión cultural del patrimonio documental custodiado.

IV. Que el Ministerio de Cultura desea promover el conocimiento de los Archivos, Centros y Servicios, adscritos a la Subdirección General de Archivos Estatales, mediante la colaboración con entidades públicas o personas físicas o jurídicas privadas que faciliten el acceso a nuestro patrimonio cultural.

V. Que el Ministerio de Cultura conserva en los Archivos, Centros y Servicios adscritos a la Subdirección General de Archivos Estatales documentos relevantes relativos a la ciudad de Veracruz durante los siglos XVI al XIX, y relacionados con sus actividades políticas, sociales, económicas o culturales en conexión con el resto de los territorios y las instituciones radicados en México y España.

VI. Que la Asociación Civil «Archivo de Indias Veracruz-Sevilla; las dos orillas», en cumplimiento de las funciones establecidas en su acta fundacional, en el marco de la difusión del papel e intervención de España en América, desarrolla, entre otros, un proyecto para llevar a cabo la digitalización, edición, interpretación y estudio de documentos relacionados históricamente con la ciudad y el puerto de Veracruz (México) y que afectan a la Nueva España que se encuentran entre los fondos de los Archivos, Centros y Servicios adscritos a la Subdirección General de Archivos Estatales. El proyecto también contempla la difusión a través de medios digitales e impresos y eventos que se pueden organizar localmente y en otras ciudades interesadas en conocer este acervo histórico cultural, así como a través de una sede propia que a tal efecto se apertura en la ciudad de Veracruz.

VII. Que la Asociación Civil «Archivo de Indias Veracruz-Sevilla; las dos orillas», en respuesta a estas funciones y fines, solicita al Ministerio de Cultura la reproducción de los documentos conservados en los Archivos, Centros y Servicios adscritos a la Subdirección General de Archivos Estatales que estén relacionados con la ciudad de Veracruz durante los siglos XVI al XIX, con la intención de difundirlos en su propia página web, publicaciones periódicas y/o ad hoc realizadas por la propia Asociación Civil, así como a través de eventos de carácter divulgativo del acervo histórico cultural de la presencia española en América (especialmente en Nueva España), tales como conferencias, congresos, certámenes, exposiciones y otros de similar contenido.

VIII. Es competencia del Ministerio de Cultura colaborar con la Asociación Civil «Archivo de Indias Veracruz-Sevilla; las dos orillas» en este proyecto de reproducción y difusión, proyecto que contribuye a promover la utilización y el conocimiento práctico de los archivos, en cumplimiento de las funciones atribuidas a la Dirección General de Patrimonio Cultural y Bellas Artes, Subdirección General de los Archivos Estatales, así como las atribuidas específicamente a los Archivos, Centros y Servicios en sus respectivos Reales Decretos de creación.

IX. Que ambas partes estiman que existen ámbitos donde confluyen sus objetivos y en ese sentido consideran interesante el establecimiento de líneas de acción conjuntas para la realización de proyectos que permitan una mayor eficiencia en el uso de las actuaciones y recursos disponibles.

En consecuencia, ambas partes formalizan el presente convenio que se regirá por las siguientes

CLÁUSULAS

Primera. Objeto del convenio.

1. El presente convenio tiene como objeto la reproducción de la documentación relacionada con la ciudad de Veracruz durante los siglos XVI al XIX, y con sus actividades políticas, sociales, económicas o culturales en conexión con el resto de los territorios y las instituciones radicados en México y España. Se trata de documentación conservada en distintos Archivos, Centros y Servicios, adscritos al Ministerio de Cultura a través de la Dirección General de Patrimonio Cultural y Bellas Artes, Subdirección General de los Archivos Estatales, tal y como se recoge en el anexo I.

2. Previamente a la reproducción y de forma imprescindible se llevará a cabo la preparación de la documentación, ordenación, signaturización y foliación, descripción normalizada en el Portal de Archivos Españoles (en adelante, PARES), y, en los casos que sea necesario, restauración.

3. Así mismo, también el objeto de este convenio es su difusión a través de su propia página web, publicaciones y eventos de carácter divulgativo y académico.

Segunda. Compromisos generales.

1. Tanto la reproducción digital como las tareas previas de preparación de la documentación, ordenación, signaturización y foliación, descripción normalizada en PARES, y, en los casos que sea necesario, restauración, se realizarán por personal o empresa especializada contratada a tal efecto por la Asociación Civil «Archivo de Indias Veracruz-Sevilla; las dos orillas» en las respectivas sedes de los Archivos, Centros y Servicios adscritos a la Subdirección General de Archivos Estatales, custodios del fondo original, dentro de sus respectivos horarios de funcionamiento, conforme a las instrucciones de su Dirección. El personal contratado a tal efecto deberá estar suficientemente cualificado para cada una de las fases de desarrollo del convenio conforme a los criterios establecidos en los Archivos Estatales y respetará en todo momento la normativa de los Archivos, Centros y Servicios, en especial en lo relacionado con las medidas de prevención laboral.

2. Con carácter general, se establece un horario de 8.00 a 15.00 horas de lunes a viernes.

3. La contratación de personal técnico o empresa para realizar la reproducción por parte de la Asociación Civil «Archivo de Indias Veracruz-Sevilla; las dos orillas» no implica relación laboral alguna de este con el Ministerio de Cultura.

4. El Ministerio de Cultura queda exonerado de cualquier responsabilidad por daños en las personas o cosas del personal designado para la colaboración.

Tercera. Finalidad de la reproducción.

1. La reproducción, objeto del presente convenio, tiene como finalidad última la recopilación de documentos relacionados, principalmente, con la ciudad de Veracruz y, por extensión, de la Nueva España, durante los siglos XVI y XIX y la difusión de las imágenes con marca de agua a través de la página web de la Asociación Civil «Archivo de Indias Veracruz-Sevilla; las dos orillas» donde podrá ser consultado con fines educativos, de investigación y estudio científico o de difusión cultural.

2. La consulta se realizará de conformidad con las recomendaciones de la Subdirección General de los Archivos Estatales y requerirá, en todo caso, la firma del aviso legal común a todos los usuarios de los Archivos Estatales, que deberán comprometerse a respetar la legalidad vigente en materia de patrimonio, propiedad intelectual y protección de datos de carácter personal.

Cualquier otro uso o cesión a terceros, así como su utilización con fines distintos al objeto de este convenio, no estarán permitidos, y deberá contar con la aprobación previa del Ministerio de Cultura.

3. Para el uso de las imágenes digitalizadas en cualquier trabajo de investigación se atendrá a las normas de la Subdirección General de los Archivos Estatales, en cuanto a su cita y reproducción, y será preciso para su difusión la firma de las autorizaciones o licencias correspondientes con los Archivos, Centros y Servicios adscritos a la Subdirección General de Archivos Estatales a través de la Dirección General de Patrimonio Cultural y Bellas Artes.

Cuarta. Compromisos específicos de la Asociación Civil «Archivo de Indias Veracruz-Sevilla; las dos orillas».

1. La Asociación Civil «Archivo de Indias Veracruz-Sevilla; las dos orillas» se compromete a nombrar una persona que ejerza la dirección ejecutiva del proyecto para coordinar la ejecución de los trabajos.

2. La Asociación Civil «Archivo de Indias Veracruz-Sevilla; las dos orillas» se compromete a aportar los medios personales y materiales necesarios para la ejecución del objeto del convenio, sin que suponga gasto o coste adicional alguno para el Ministerio de Cultura. El personal o la empresa contratada a tal efecto deberá estar suficientemente cualificado conforme a los criterios establecidos en los Archivos Estatales y respetará en todo momento la normativa de los Archivos, Centros y Servicios adscritos a la Subdirección General de Archivos Estatales, en especial en lo relacionado con las medidas de prevención laboral.

En ningún caso implicará relación laboral alguna entre la empresa o el personal designado por parte de la Asociación Civil «Archivo de Indias Veracruz-Sevilla; las dos orillas» para realizar los trabajos de reproducción y el Ministerio de Cultura.

3. Tanto las tareas previas como la reproducción se atendrán a la normativa técnica y demás recomendaciones de Organismos Internacionales y Nacionales aplicables en los Archivos adscritos al Ministerio de Cultura.

4. La Asociación Civil «Archivo de Indias Veracruz-Sevilla; las dos orillas» realizará una copia digital (máster) en color en formato TIFF, resolución de 300 dpi. que respetará la medida del original. El soporte de salida será en disco duro. En todo caso, se seguirán las instrucciones del anexo II y del anexo III.

5. La Asociación Civil «Archivo de Indias Veracruz-Sevilla; las dos orillas» hará entrega del máster digital, así como del conjunto de los productos derivados de los procesos técnicos realizados en virtud de este convenio al Ministerio de Cultura. El máster de la reproducción quedará siempre en posesión del Ministerio de Cultura, con cesión plena y total al Estado, sin limitaciones de lugar y tiempo de los derechos que pudieran corresponder, incluidos los de propiedad intelectual, en su caso, sobre el máster de la reproducción, así como sobre la digitalización de las imágenes.

6. La Asociación Civil «Archivo de Indias Veracruz-Sevilla; las dos orillas» responderá de los daños que puedan ocasionarse a los fondos e instalaciones de los Archivos, Centros y Servicios adscritos a la Subdirección General de Archivos Estatales por parte de las personas que integren el equipo de trabajo, y se compromete a restituir a su estado original cualquier documento que pudiese ser dañado en la realización de los trabajos de digitalización.

7. La Asociación Civil «Archivo de Indias Veracruz-Sevilla; las dos orillas» se compromete a mencionar expresamente en su página web o cualquier otro medio de comunicación o difusión que ad hoc pueda utilizarse la colaboración con el Ministerio de Cultura de España en los trabajos que resulten como consecuencia del cumplimiento del objeto del convenio, así como a publicitar mediante enlace las plataformas institucionales del Portal de Archivos Españoles (PARES) y del Censo Guía de Archivos de España e Iberoamérica.

Quinta. Compromisos del Ministerio de Cultura.

1. El Ministerio de Cultura se compromete a recibir en la sede de los Archivos, Centros y Servicios adscritos a la Subdirección General de Archivos Estatales al personal de la Asociación Civil «Archivo de Indias Veracruz-Sevilla; las dos orillas», a las personas contratadas o a la empresa contratada para el desarrollo de este convenio y a la infraestructura de digitalización necesaria para la ejecución del proyecto.

2. El Ministerio de Cultura se compromete a facilitar el acceso a los instrumentos de control y descripción de la documentación y a los fondos documentales originales objeto de interés conservados en los Archivos, Centros y Servicios adscritos a la Subdirección General de Archivos Estatales.

3. El Ministerio de Cultura se compromete a colaborar con las instalaciones y los medios profesionales disponibles en los Archivos, Centros y Servicios adscritos a la Subdirección General de Archivos Estatales, sin que el presente convenio pueda entrañar coste o gasto adicional alguno.

4. El Ministerio de Cultura se compromete a nombrar una persona de cada Archivo, Centro y Servicio adscrito a la Subdirección General de Archivos Estatales para supervisar el desarrollo de los trabajos de digitalización incluido el control de calidad.

5. En el caso de documentos ya digitalizados y disponibles en el Portal de los Archivos Españoles (PARES), el Ministerio de Cultura del Gobierno de España permitirá el enlace a tales imágenes y sus referencias descriptivas, con independencia de que el personal designado por la Asociación Civil aporte descripciones propias en su página web.

6. El Ministerio de Cultura se compromete a citar la colaboración con la Asociación Civil «Archivo de Indias Veracruz-Sevilla; las dos orillas» en la publicación en el portal PARES de las imágenes objeto del convenio y en la difusión que de estas haga a sus usuarios.

Sexta. Difusión de la procedencia de los documentos.

1. Todos los soportes gráficos (logotipos) aportados por las partes no podrán ser alterados ni modificados sin el previo consentimiento, ni podrán ser utilizados para fines distintos a los establecidos en este convenio.

2. La Asociación Civil «Archivo de Indias Veracruz-Sevilla; las dos orillas» se compromete a citar la procedencia de cada uno de los documentos reproducidos de la siguiente forma: España. Ministerio de Cultura. [Nombre del archivo], Signatura correspondiente.

Séptima. Financiación.

1. La suscripción del presente convenio no conlleva obligaciones financieras o contraprestación económica para ninguna de las partes. El presente convenio no generará gasto adicional alguno para el Ministerio de Cultura.

2. Los gastos, de naturaleza no ordinaria, que puedan derivarse de la ejecución y/o cumplimiento del presente convenio será asumido por la Asociación Civil «Archivo de Indias Veracruz-Sevilla; las dos orillas», con cargo a sus recursos propios.

Octava. Vigencia y modificación del convenio.

1. El presente convenio tendrá una duración de cuatro años en virtud del artículo 49.h) de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público.

2. Conforme al artículo 48.8 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, este convenio se perfecciona por la prestación del consentimiento de las partes y resultará eficaz una vez inscrito, en el plazo de cinco días hábiles desde su formalización, en el Registro Electrónico estatal de Órganos e Instrumentos de Cooperación del sector público estatal. Asimismo, será publicado en el plazo de diez días hábiles desde su formalización en el «Boletín Oficial del Estado».

3. En cualquier momento antes de la finalización del plazo anterior los firmantes del convenio podrán acordar unánimemente su prórroga por un periodo de hasta cuatro años adicionales o su extinción.

4. La modificación del presente convenio se realizará mediante la elaboración de la correspondiente adenda, para lo que se requerirá el acuerdo unánime de los firmantes, de acuerdo con el artículo 49.g) de la Ley 40/2015, de 1 de octubre.

Novena. Comisión de Seguimiento.

1. Se creará una comisión de vigilancia y seguimiento del convenio, formada por dos representantes de cada una de las partes. Por el Ministerio de Cultura formarán parte la dirección del Archivo General de Indias o persona en quien delegue, y otra persona designada de los Servicios Centrales de la Subdirección General de los Archivos Estatales. Por la Asociación Civil «Archivo de Indias Veracruz-Sevilla; las dos orillas» la persona encargada de la dirección ejecutiva del proyecto o persona en quien delegue, y otra persona designada por la Asociación o persona en quien delegue.

2. La comisión tendrá por finalidad resolver los problemas de interpretación y ejecución del convenio y coordinar la planificación, metodología, seguimiento, vigilancia y evaluación de las acciones derivadas del convenio, y se reunirá con la periodicidad que acuerden las partes.

3. La Comisión de Seguimiento se formalizará mediante reunión constitutiva, de la que se deberá levantar acta. Al finalizar las actuaciones conjuntas, objeto del presente convenio, se elaborará un informe final sobre el desarrollo de las actividades y los objetivos alcanzados.

4. La comisión podrá celebrar sus sesiones y adoptar acuerdos tanto de forma presencial como a distancia, siempre que se aseguren por medios electrónicos la identidad de sus representantes. A tal efecto, se consideran como medios electrónicos válidos las audioconferencias y las videoconferencias.

5. La comisión se regirá en cuanto a su funcionamiento y régimen jurídico respecto a lo no establecido expresamente en la presente cláusula, por lo dispuesto en la sección 3.ª del capítulo II del título preliminar de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público.

Décima. Causas de resolución del convenio.

Este convenio se extinguirá por el cumplimiento de las actuaciones que constituyen su objeto o por incurrir en causa de resolución.

Serán causas de resolución del presente convenio:

– El transcurso del plazo de vigencia del convenio sin haberse acordado su prórroga al final de plazo de vigencia.

– El acuerdo unánime de todos los firmantes.

– El incumplimiento de las obligaciones y compromisos asumidos por parte de alguno de los firmantes.

En este caso, cualquiera de las partes podrá notificar a la parte incumplidora un requerimiento para que cumpla en un determinado plazo con las obligaciones o compromisos que se consideran incumplidos. Este requerimiento será comunicado al responsable del mecanismo de seguimiento, vigilancia y control de la ejecución del convenio y a las demás partes firmantes.

Si trascurrido el plazo indicado en el requerimiento persistiera el incumplimiento, la parte que lo dirigió notificará a las partes firmantes la concurrencia de la causa de resolución y se entenderá resuelto el convenio. La resolución del convenio por esta causa conllevará la indemnización de los daños y perjuicios causados teniendo en cuenta, en su caso, la valoración de los gastos asumidos por la parte perjudicada a consecuencia del incumplimiento y hasta el momento de resolución del convenio.

– Por decisión judicial declaratoria de la nulidad del convenio.

– Por cualquier otra causa distinta de las anteriores prevista en el convenio o en otras leyes.

– La imposibilidad sobrevenida de cumplir el fin.

Undécima. Protección de datos de carácter personal.

Las partes se comprometen a cumplir con todas las obligaciones que se derivan del Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo de 27 de abril de 2016 relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y la libre circulación de datos y a la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales.

Duodécima. Transparencia y acceso a la información pública.

El convenio suscrito podrá ser puesto a disposición de los ciudadanos en el correspondiente Portal de Transparencia, en aplicación de lo dispuesto en la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de Transparencia, Acceso y Buen Gobierno y demás normativa de desarrollo.

Decimotercera. Naturaleza del convenio, interpretación y jurisdicción.

El presente convenio tiene carácter administrativo y se rige conforme a lo dispuesto en el capítulo VI del título preliminar de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público. Ambas partes se comprometen a resolver de mutuo acuerdo cualquier discrepancia que pudiera surgir en la interpretación de este convenio. Será competente para el conocimiento y resolución de las cuestiones litigiosas la Jurisdicción Contencioso-administrativa.

Y, en prueba de conformidad, firman las partes en el lugar y fecha ut supra.–Por el Ministerio de Cultura, María Ángeles Albert de León.–Por la Asociación Civil «Archivo de Indias Veracruz-Sevilla; las dos orillas», Fernando Ramírez Roca.

ANEXO I

Documentación

Listado de signaturas

Archivo general de Indias

– CONTRATACIÓN, 1483-1589: Registros de ida a Veracruz (1662-1789).

– CONTRATACIÓN, 2490-2594: Registros de venida de Veracruz y San Juan de Ulúa (1530-1787).

– CONTADURÍA, 876-889: Caja Real de Veracruz.

– CONTADURÍA, 890, 891, 892A, 892B, 893 y 895.

– CONTADURÍA, 894: Frutos y plata sacados de Veracruz por Manuel López Pintado.

– CONTADURÍA, 896: Caja de Veracruz. Expedientes e informes sobre comisos.

– MÉXICO, 1064-1087: Registros de oficio (1579-1761).

– MÉXICO, 1095-1107 y MÉXICO,1109-1115: Registros de oficio y partes (1623-1761).

– MÉXICO, 350-354. Veracruz Secular. Procedencia Simancas.

– MÉXICO, 852-868 Veracruz. Secretaría Secular. Procedencia Secretaría de Nueva España.

– MÉXICO, 869. Veracruz. Secretaría Eclesiástico. Procedencia Secretaría de Nueva España.

– MÉXICO, 2838-2910 Veracruz. Procedencia Consejo y Ministerios. Gobierno y Gracia.

– MÉXICO, 2911-2960 Veracruz. Procedencia Consejo y Ministerios. Hacienda.

– MÉXICO, 2961-2965 Veracruz. Procedencia Consejo y Ministerios. Guerra.

– MÉXICO, 2966-2998 Veracruz. Procedencia Consejo y Ministerios. Marina, Consulado y Comercio.

ANEXO II

Parámetros mínimos de captura para archivo de seguridad del área de digitalización y preservación digital

ANEXO III

Esquema de metadatos del área de reproducción de documentos y preservación digital de los archivos estatales

El Área de Reproducción de Documentos y Preservación Digital (SRD) ha desarrollado un esquema de metadatos para la generación de Paquetes de Información de documentos digitalizados.

El Área de Reproducción de Documentos y Preservación Digital gestiona el archivo de seguridad de imágenes digitales de los Archivos Estatales Españoles (y está abierto tanto a los Archivos Estatales como a cualquier institución pública o privada interesada en conservar sus imágenes digitales en un repositorio de seguridad de confianza).

El Área de Reproducción de Documentos y Preservación Digital gestiona todo tipo de Paquetes de Información:

– PIE (SIP): Transferidos a/desde un Repositorio Digital de Seguridad.

– PID (DIP): Creados por el SRD y enviados a PARES (el Portal de Archivos Españoles) para ser subidos y vinculados a registros descriptivos; enviados a los Archivos para ser utilizados como copias de trabajo o creados para su publicación.

– PIA (AIP): Creados para su almacenamiento.

El esquema de metadatos del SRD se ha creado para el repositorio de seguridad de copias digitales y los documentos originales deberían haber sido previamente descritos en PARES.

Las imágenes custodiadas y gestionadas por el SRD no son documentos originales nacidos digitales, sino copias y con ellas no se han de generar copias autenticadas acordes con el Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI).

No es necesario un amplio conjunto de metadatos para documentos históricos ya descritos, por lo que el SRD ha desarrollado un esquema pequeño y fácil de manejar, basado en el Esquema de Metadatos para la Gestión de Documentos Electrónicos (eEMGDE)⁽⁹⁾. Este conjunto de metadatos se divide en dos partes:

⁽⁹⁾ El esquema eEMGDE se puede descargar aquí: https://administracionelectronica.gob.es/ctt/eemgde/abstract#.ABHMJXbMKUk.

– Los denominados metadatos técnicos, incluidos automáticamente por el escáner durante el procedimiento de digitalización e insertados en la imagen. Estos metadatos se pueden consultar desplegando el menú de «Propiedades» y se pueden mapear con los elementos del apartado número 14 del esquema eEMGDE.

– Los metadatos descriptivos y de preservación, que se envían por separado⁽¹⁰⁾.

⁽¹⁰⁾ Aun cuando la mayor parte de estos metadatos descriptivos y de preservación podrían incluirse manualmente en el menú «Propiedades», las imágenes resultantes serían demasiado pesadas para su almacenamiento y los cambios requeridos (el nivel de acceso, por ejemplo), difíciles de llevar a cabo.